Wat is de 5 x waarom methode?

De “5 x waarom” methode is en eenvoudige maar zeer effectieve Six Sigma tool om de oorzaak (root-cause) van een probleem te identificeren. In dit artikel leggen we de theorie achter deze methode uit.
De “5 x waarom” methode is ontwikkeld door Toyota om root-cause analyses uit te voeren voor productie gerelateerde problemen. De “5 x waarom” methode is een van de beschikbare tools voor het uitvoeren van een root-cause analyse. Door de eenvoudige opzet en effectieve output is de 5 x waarom methode ook een onderdeel geworden van Kaizen en Lean Six Sigma.


Hoe moet de 5 x waarom methode gebruikt worden?

    •    Identificeer het probleem waarvoor de root-cause geïdentificeerd moet worden. Stel de vraag Waarom dit probleem is ontstaan? Het resultaat is een antwoord met weer een nieuw of ander probleem;
    •    Neem het eerste antwoord (of probleem) en stel opnieuw de vraag: Waar is dit probleem ontstaan?;
    •    Herhaal deze stappen totdat je bij de kern (root-cause) van het probleem bent gekomen.

Om je een idee te geven hoe de 5 x waarom methode in de praktijk werkt hebben wij een eenvoudig praktijkvoorbeeld uitgewerkt:

Voorbeeld van de “5 x waarom” methode voor het bepalen van de root-cause waarom de levering van bestellingen niet op tijd bij de klant zijn aangekomen.

Probleem: Klant ontvangt voor de vijfde keer een bestelling te laat van de leverancier.

    •    Eerste Waarom?
Waarom heeft de klant de bestelling te laat ontvangen van de leverancier?

    ◦    Antwoord:
Het transportbedrijf, verantwoordelijk voor de levering, beschikte niet over de juiste adresgegevens van de klant.

    •    Tweede Waarom?
Waarom beschikt het transportbedrijf niet over de juiste adresgegevens van de klant?

    ◦    Antwoord:
Het adres op de verzending komt niet overeen met het adres van de klant?

    •    Derde Waarom?
Waarom komt het adres van de verzending niet overeen met het adres van de klant?

    ◦    Antwoord:
De klant is 5 maanden geleden verhuisd naar een nieuwe locatie en dit nieuwe adres is nog niet opgenomen in het klantenbestand van de leverancier.

    •    Vierde Waarom?
Waarom is het nieuwe adres van de klant nog niet opgenomen in het klantenbestand van de leverancier?

    ◦    Antwoord:
De systeembeheerder is al 6 maanden ziek en niemand heeft er aan gedacht om het adres aan te passen.

    •    Vijfde Waarom?
Waarom heeft niemand er aan gedacht om het adres aan te passen?

    ◦    Antwoord:
Er is niemand die weet hoe zij een wijziging moeten aanbrengen in het klantenbestand.


Ander voorbeeld van gebruik van de “5-Why” techniek voor het achterhalen van de daadwerkelijke oorzaak:
    •    Vraag:
    •    Waarom rijdt de chauffeur in de verkeerde versnelling?

    •    Antwoord:
    •    Omdat de chauffeur de motor niet hoort.

    ◦    Vraag:
    ◦    Waarom hoort de chauffeur de motor niet?

    ◦    Antwoord:
    ◦    Omdat de radio veel te hard staat.

    ▪    Vraag:
    ▪    Waarom staat de radio zo hard?

    ▪    Antwoord:
    ▪    Omdat de chauffeur doof is.


Conclusie 5 x waarom methode

Na het uitvoeren van de 5 x waarom methode in dit voorbeeld kunnen we het volgende concluderen:
    •    Verantwoordelijkheid voor het onderhouden van het klantenbestand ligt bij een persoon;
    •    Er zijn geen duidelijke afspraken m.b.t. overnemen van elkaars verantwoordelijkheden bij afwezigheid;
    •    De interne communicatie tussen de verschillende afdelingen verloopt niet optimaal.
Op basis van deze conclusie kan de leverancier maatregelen nemen om gelijksoortige problemen in de toekomst te voorkomen.


5 x Waarom stappenplan

1. Definieer het probleem
    •    Hoe is het probleem ontstaan? Wat is er gebeurd?
    •    Wat zijn de specifieke kenmerken van het probleem of gebeurtenis?

2. Verzamel informatie
    •    Welk bewijs is er dat het probleem daadwerkelijk bestaat?
    •    Hoe lang bestaat het probleem reeds?
    •    Wat zijn de gevolgen van het probleem?

3. Identificeer mogelijke root-causes (oorzaken)
    •    Welke stappen zijn de veroorzaker van het probleem of situatie?
    •    Welke omstandigheden maken het ontstaan van het probleem mogelijk?
    •    Welke overige problemen hangen samen met het centrale probleem?

4. Identificeer de root-cause
Gebruik de 5 x waarom methode om de daadwerkelijke root-cause te identificeren. Indien nodig kan de 5 x waarom methode op meerdere mogelijke root-causes worden toegepast.
Het resultaat van stap 4 is een definitieve root-cause.

5. Bedenk oplossingen en maak aanbevelingen
    •    Welke stappen (oplossing) kunnen genomen worden om het probleem in de toekomst te voorkomen?
    •    Hoe moet de oplossing geïmplementeerd worden?
    •    Wie is verantwoordelijk voor het implementeren van de oplossing?
    •    Zijn er nog risico’s verbonden aan het implementeren van de oplossing?

6. Implementatie
Implementeer de oplossing die het beste aansluit voor het oplossen van de laatste waarom.

7. Meten is weten
Analyseer na implementatie van de oplossing of het probleem inderdaad verholpen is. Indien nodig doorloop je het 5 x waarom proces opnieuw.

Opmerkingen:
Indien na 5 x waarom de root-cause nog niet duidelijk is kun je de waarom vraag gewoon nogmaals stellen.