8 verspillingen

< Alle onderwerpen

De 8 verspillingen

MUDA, verspilling, bestaat uit 8 typen (7 door Toyota gedefinieerd, + skills). Deze zijn: Defecten, Overproductie, Wachten, Niet gebruikt Talent, Transport, Inventory (voorraden), Motion (beweging) en Exces processing.  Er zijn vele tools beschikbaar om verspillingen te identificeren en uit je proces te halen, waaronder Poke Yoke, Kanban, Takt tijd, SMED en One-Piece-Flow.

Ook genoemd als “De verborgen fabriek”

De 8 verspillingen

Verspilling 1: Verspilling door transport.

Transport als verspilling is het onnodig verplaatsen van producten, materialen en informatie. Transport moet geminimaliseerd worden door machines die ver uit elkaar staan dicht bij elkaar te zetten en “kriskras” productiestromen te veranderen naar “flow”productie waarbij productiestappen gekoppeld zijn. Het is natuurlijk onzin om een pallet met producten diverse malen intern te verplaatsen voordat het in de vrachtwagen wordt geladen voor verzending naar de klant. Ook extern transport blijven onderzoeken op juiste planning.
Voorbeelden die we in onze projectomgeving tegengekomen zijn:
•    Projectmedewerkers op verschillende locaties waardoor productiviteit onder druk komt te staan;
•    Hardwarebestellingen worden eerst afgeleverd bij leverancier, dan afgeleverd op verzamellocatie bij klant, dan afgeleverd op de werkelijke locatie;
•    Onduidelijke verantwoordelijkheid rondom de beschikbaarheid van infrastructuur en systemen (bv softwaretransport naar productie).

Verspilling 2: Verspilling door voorraad.

Voorraad als verspilling is het stil laten staan van producten, materialen en informatie. Een belangrijke taak voor inkoop in combinatie met de productie, maar ook met de verkoopafdeling(en) Minimaliseren is een vereiste.

Voorbeelden die we in onze projectomgeving tegengekomen zijn:
•    Te veel licenties
•    Te laag niveau verdelen van budgetten zodat de medewerker de gedachte zou kunnen krijgen “dit budget is voor mij en zal ik ook opmaken”;
•    Onvoldoende duidelijk wat de gezamenlijke data is, dus overal kopieën en waar is dan het origineel?;
•    Omvang van de scope van een project is te groot, waardoor het werk niet weg te krijgen is en control minder wordt.

Verspilling 3: Verspilling door beweging.

Beweging als verspilling is het onnodig verplaatsen van mensen tussen allerlei apparaten, afdelingen en functies. Het is ook het zoeken naar materialen en gereedschappen, dossiers, stukken en mappen. Het gaat hier om een zoektocht naar de ideale hoeveelheid beweging (niet te veel en niet te weinig).
Voorbeelden die we in onze projectomgeving tegengekomen zijn:
•    Heen en weer lopen tussen gebouwen voor vergaderingen;
•    In de legacy systemen wordt een proces over meerdere systemen afgedekt waardoor gebruikers meerdere systemen moeten gebruiken;
•    Hoge complexiteit van de oplossing betekent dat er altijd minimaal 2 personen nodig zijn om een probleem te analyseren en/of op te lossen.
En ook een heel ander geluid: er mag best wat meer worden bewogen… lopen in plaats van bellen of mailen. Dit is de uitdaging!

Verspilling 4: Verspilling door wachten/vertraging.

Wachten en vertraging als verspilling betekent ‘Achterblijven of te vroeg’ zijn in plaats van Just in Time. Wachttijden moeten geminimaliseerd worden door niet te hoeven wachten op onderdelen of door niet te wachten terwijl de machine werkt maar parallel gelijktijdig activiteiten uit te voeren en de processtappen en handelingen te balanceren. Ook in administratieve omgevingen zijn wachttijden de grootste boosdoener als het gaat om snelheid in het proces. Wachten op goedkeuring van aanvragen, wachten op antwoord van collega’s.
Voorbeelden die we in onze projectomgeving tegengekomen zijn:
•    Wachten totdat eisen en wensen op voldoende niveau zijn beschreven alvorens te starten met overige projectactiviteiten;
•    Late besluitvorming van stuurgroep alsmede het stilleggen van een project door deze vertraagde goedkeuring (of “ongedekt” verder gaan);
•    Teveel betrokken partijen zorgen dat werk op zich laat wachten omdat niet iedereen zijn zegje heeft kunnen doen.

Verspilling 5: Verspilling door overproductie.

Overproductie als verspilling betekent meer produceren dan de klant vereist. De gouden middenweg bestaat uit alleen dat maken waar concrete klantvraag naar is: de klantvraag bepaalt wat er in het productieschema terecht komt (pull strategie). Door pas te produceren als er behoefte is, moeten grote (en uiteindelijk incourante) eindvoorraden voorkomen worden. Het produceren zonder dat er echte orders zijn heeft vaak met (mis-) communicatie tussen verkoop en productie te maken.
Voorbeelden die we in onze projectomgeving tegengekomen zijn:
•    Software die niet gebruikt wordt (behalve door de testers…) en documentatie die niemand leest (behalve de reviewers…);
•    Circa 300 maatwerkpunten bij een pakketimplementatie opgeleverd waarvan er in productie circa 40 % nooit is gebruikt;
•    Teveel elektronische communicatie (“het volstorten van de inbox”).

Verspilling 6: Verspilling door overprocessing / uitvoering.

Overprocessing als verspilling is het hart van alle waardetoevoeging èn verspillingen. Het proces is de drager van alle actie en daardoor de drager van alles wat goed gaat (waarde toevoegt) en alles wat verspilling is. Te lang doorgaan met poetsen van het materiaal, met het verfraaien van de layout, met het extra toevoegen van informatie op de aanvraag.
Voorbeelden die we in onze projectomgeving tegengekomen zijn:
•    Het te automatiseren business proces is verre van lean;
•    Het (blind) volgen van diverse processtappen die iedereen maar volgt en niemand begrijpt;
•    Het inzetten van ingewikkelde projectmanagement software tools waardoor de tool de leiding overneemt;
•    Voor ieder probleem is er wel een aparte afdeling die tot in de eindfase kan opstaan en het project kan blokkeren.

Verspilling 7: Verspilling door uitval in productie (defects).

Defects als verspilling is terug te zien als het werk dat noodzakelijk is niet in één keer goed gaat. Herstel verschijnt in de vorm van afval, uitval, herwerk, achteruitwerken, opnieuw doen, fouten en bijna ongelukken. Te veel moeten herstellen kan verspilling zijn, anderzijds is te veel investeren in preventie ook een verspilling. Elke fout is er eigenlijk 1 teveel. Herstellen kost vaak veel meer dan bekend. Retoursturen van de documenten of de producten is wat vaak gedaan wordt met alle gevolgen van dien.
Voorbeelden die we in onze projectomgeving tegengekomen zijn:
•    Bugs in de software alsmede no fit for purpose;
•    Lang acceptatietraject door onvoldoende testen;
•    Parallelle testen om tijdwinst te halen stagneerden doordat het systeem technisch niet in orde was.
Herstellen omdat de binnenkomende kwaliteit niet juist is weliswaar verspilling maar dat bij binnenkomst steeds weer controle moet plaatsvinden omdat de toeleverancier  niet kan leveren volgens de gewenste maatstaven is een activiteit waar de eind-klant niet voor wil betalen. Dit is dan ook duidelijk een Non-Value-Added activiteit.

Verspilling 8: Verspilling van talent

Talent als verspilling manifesteert zich in het geen of volledig gebruik maken van de kennis en kunde van medewerkers. Deze vorm van verspilling is er pas later expliciet toegevoegd. In projecten is er (misschien) meer sprake van handwerk en dus mensenwerk, waardoor deze vorm van verspilling wellicht één van de meest essentiële is voor projecten. Het menselijk potentieel (vaardigheden, kennis en bijzondere talenten) wordt vaak niet goed benut. Waar de een met het grootste gemak het werk doet, maar niet zelden onderbelast is, is een ander volledig overbelast.
Voorbeelden die we in onze projectomgeving tegengekomen zijn:
•    “Hill Street Blues”-afdelingen waar chaos en reactief werken de overhand hebben;
•    Onverschilligheid wegens een lage projectbetrokkenheid;
•    Inzet van materiedeskundigen die het projectbelang niet onderkennen en gaan voor hun eigen belang;
•    Te weinig betrekken van praktijkmensen en teveel van denkers en adviseurs.

De 8 verspillingen (of zijn het er inmiddels 10?)

TIM WOODS SR

1.Transport – Transport
2.Beweging – Inventory
3.Voorraad (of stapels) – Motion
4.Wachttijd – Waiting
5.Overproductie (te veel maken) – Overproduction
6.Overprocessing (te lang doorgaan) – Overprocessing
7.Defecten/fouten – Defects
8.Talent van de medewerker – Skills
9.Veiligheid – Safety
10.Verantwoording nemen – Responsibility

Verspilling 9: Veiligheid

Ook het aspect veiligheid is toegevoegd. Verspillingen op dit gebied kan natuurlijk kwalijke tot zelfs dodelijke gevolgen hebben. Ook het veilig vastzetten van dozen op een pallet of lading in een vrachtauto, maar ook veiligheid als het gaat om ICT-systemen en het beruchte hacken.

Verspilling 10: Verantwoording nemen.

Zoals de leiding verantwoording moet nemen voor te nemen acties is dit ook van toepassing op de medewerkers. Autonomatie oftewel actie nemen als nodig en de beslissing niet laten afhangen van anderen.

Bovengenoemde verspillingen vallen allemaal onder die activiteiten die geen waarde toevoegen.

Er zijn dus ook verspillingen die we weliswaar niet willen maar die verplicht zijn vanuit wet- en regelgeving. De klant betaald er niet voor maar we moeten wel. Deze noemen we BVA Business Value Added – Toegevoegde business waarde die we natuurlijk zo laag mogelijk moeten proberen te houden, dus minimaliseren. Niet meer dan echt nodig is.

Call Now Button

X