Brown Paper Process Mapping

< Alle onderwerpen

Doel
• Inzicht krijgen in wat relevante pijnpunten van een proces of zelfs keten zijn
• Prioriteren welke verspilling te verbeteren
• Draagvlak en actiebereidheid creëren onder de betrokkenen

In het kort
Een Brown Paper Process Mapping Session is een krachtige manier om een huidig proces in kaart te brengen. Het is een visueel overzicht op ‘bruin papier’, inclusief werkinstructies en/of data, tot en met geselecteerde inefficiënties of pijnpunten ter verbetering.

Toelichting
Wel eens de opmerking gekregen van een proceseigenaar, in de trant van: “Er is geen (goed) proces! We weten niet waar te beginnen met verbeteren.” Ja? Bedenk dat een Brown Paper Process Mapping Session dan erg nuttig kan zijn. Een redelijk ervaren facilitator is nodig, zoals een praktijkgecertificeerde Lean Black Belt. De methode komt uit Japan (1996).

Aanpak
• Geef de context weer van het proces (zoals organogram en een SIPOC)
• Weergave van het proces of keten
• Aanvullende gegevens toevoegen, zoals werkinstructies, systemen en metingen van KPI’s/tijden
• Pijnpunten door de participanten aangeven, en deze daarna ook prioriteren
• Deel de resultaten

Synoniem en/of alternatief
Je komt kortere omschrijvingen tegen als Brown Paper Session, of Makigami Mapping (Engels), of Makigami Procesanalyse. Makigami (Japans) betekent ‘rol (bak)papier’ of ‘actiescript’. Wordt ook wel gezien als een uitgebreide TIMWOODS-sessie op procesniveau. Als snelheid (tijd) essentieel is, kan je een gerichte Value Stream Map maken als alternatief.

Duur
Neem hier gauw een (halve) dag voor. Bij een groot of complex proces soms meerdaags.

Wanneer helpt een Brown Paper sessie?
Het doel van een Brown Paper sessie kan verschillend zijn. Dat is uiteraard afhankelijk van het inzicht dat je wilt krijgen. In de onderstaande gevallen helpt een sessie met bruin papier om versneld inzicht te krijgen.
• Bij introductie van nieuwe samenwerkingsvormen of producten
• Als teambuilding of bij het oplossen van spanningen binnen de organisatie
• Ter voorbereiding op of tijdens verandertrajecten, ideaal voor het creëren van draagvlak
• Als brainstorm voor het stimuleren en verzamelen van nieuwe ideeën of business modellen
• Als methode om LEAN-verspillingen binnen werkprocessen inzichtelijk te krijgen
• Als interactieve werkvorm in plaats van de traditionele audit

Soms zijn er ook werksituaties wanneer je beter geen Brown Paper sessie kunt doen. In een aantal situaties zou ik deze werkvorm om te komen tot verandering afraden. Maak vooral de match of de Brown Paper sessie het inzicht geeft om je doelstelling van de verandering / verbetering naar het volgende niveau te brengen. Veiligheid en vertrouwen is tijdens (en na) deze sessies van belang om te komen tot verbetering.

Soms zijn er ook werksituaties wanneer je beter geen Brown Paper sessie kunt doen. In een aantal situaties zou ik deze werkvorm om te komen tot verandering afraden. Maak vooral de match of de Brown Paper sessie het inzicht geeft om je doelstelling van de verandering / verbetering naar het volgende niveau te brengen. Veiligheid en vertrouwen is tijdens (en na) deze sessies van belang om te komen tot verbetering.

Call Now Button

X