Define

< Alle onderwerpen

Operational Excellence begint bij de definitiefase. Het is belangrijk de klantwens te beschrijven, inclusief de minimale en ideale performance. Op basis daarvan vorm je een verbeterteam. De definitiefase bestaat uit twee stappen: projectselectie & scope en definitie van defect/klantwens.

Projectselectie en scope
Dit is eigenlijk niets meer en niets minder dan vaststellen wat de wensen van je klanten zijn en wat de waarde-elementen voor jouw organisatie zijn. Er zijn verschillende methodes beschikbaar om dit te bepalen. Voorbeelden hiervan zijn klantfeedback, klantbezoek, klachtenrapportages, brainstormsessies en strategische en financiële rapportages.

Definitie van defect/klantwens
In de tweede stap van fase 1 vertaal je de klantwensen naar concrete kwaliteitseisen. Zijn deze bekend, dan wordt er gestart met de Project Charter. Dit is een document waarin alles uit de Definefase samenkomt. Er wordt oa tevens een beschrijving gegeven van de probleemstelling met het probleem dat opgelost moet worden, een doelstellingwaarin het doel van het project omschreven wordt, de scope van het project, het proces (SIPOC), het verbeterdoel, de planning oftewel de datums waarop de mijlpalen van het project gerealiseerd zijn, de financiële impact en de projectleden.

Valkuilen binnen Define

1. Een verkeerde balans in teammedewerkers
Het is een veelgemaakte én snel gemaakte fout om de verkeerde kennis en ervaring op te nemen in het projectteam. Projectteams worden immers vaak al vastgesteld voor de start. Op dit punt is het probleem doorgaans nog niet helder en weet je dus ook niet welke kennis je nodig hebt. Het ontbreken van kennis is lastig, omdat je soms simpelweg niet weet wat er ontbreekt. Zo snel mogelijk zgn Quick-wins implementeren hoort niet in de DEFINE-fase thuis

2. Deze stap wordt in zijn geheel overgeslagen
Vaak wordt de Definefase in zijn geheel overgeslagen. Waarom? Omdat de wens om te starten bij ieder traject zo groot is. Dit lijkt wellicht niet erg, maar niets is minder waar. Een verkeerde teamsamenstelling, een te brede scope of het oplossen van ‘stokpaardjes’ in plaats van de daadwerkelijke wens van de klant; dit zijn fouten die kunnen worden voorkomen door deze fase wél mee te nemen. Define kost immers maar weinig tijd.

Het bedrijfsproces kan worden gedefinieerd als: Een ordening van activiteiten om een product of dienst te leveren die toegevoegde waarde biedt aan de klant. Een keten van activiteiten, gekoppeld en gestuurd door beslissingen.

Call Now Button

X