LEAN SIX SIGMA: STAP VOOR STAP

DMAIC is een vijfstappenmethode voor het verbeteren van bestaande procesproblemen met onbekende oorzaken. Het bestaat uit vijf fasen: DMAIC = Definiëren, Meten, Analyseren, Improven en Controleren. 

Fase 1: Definiëren – Definieer het probleem. Welk probleem moet opgelost worden? De Define Phase is jouw startpunt van het Lean Six Sigma verbetertraject. In deze fase maakt het Leanteam een Project Charter, een startdocument op hoog niveau van het actuele proces en begint het de behoeften van de klanten van het proces te begrijpen. Dit is een kritieke fase waarin het team de projectfocus voor zichzelf en het leiderschap van de organisatie schetst.

1. Definieer het probleem door een “probleemstelling” te ontwikkelen
2. Definieer het doel door een “Goal Statement” te ontwikkelen
3. Definieer het proces door proceskaarten te ontwikkelen
4. Definieer de klant en zijn eisen
5. Informeer anderen over de voortgang van het project

Fase 2: Meten – Kwantificeer het probleem. Hoe verloopt het proces momenteel? Of met andere woorden, wat is de omvang van het probleem? Meten is van cruciaal belang gedurende de hele levensduur van het project. Als het team begint met het verzamelen van gegevens, richten ze zich zowel op het proces als op het meten van wat klanten belangrijk vinden. Dat betekent dat er in eerste instantie twee aandachtspunten zijn: het verkorten van de doorlooptijd of het verbeteren van de kwaliteit. In de meetfase verfijnt het team de meetdefinities en bepaalt het de huidige prestaties of de basislijn van het proces.

1. Bepaal hoe het proces momenteel presteert
2. Maak een plan om de gegevens te verzamelen
3. Zorg ervoor dat de gegevens betrouwbaar zijn
4. Verzamel de basisgegevens
5. Werk uw projectcharter bij

Fase 3: Analyseren – Identificeer de oorzaak van het probleem. Wat is de oorzaak van het probleem? De analysefase krijgt vaak niet genoeg aandacht en zonder analyse springen teams naar oplossingen voordat ze de ware oorzaken van de problemen kennen. Het resultaat zijn teams die oplossingen implementeren, maar het probleem niet oplossen! Deze inspanningen verspillen tijd, verbruiken middelen, zorgen voor meer variatie en veroorzaken vaak nieuwe problemen. Het ideaal is dat teams brainstormen over mogelijke onderliggende oorzaken (geen oplossingen), hypothesen ontwikkelen over waarom problemen bestaan en vervolgens werken aan het bewijzen of weerleggen van hun hypothesen. Verificatie omvat zowel procesanalyse als data-analyse en moet worden voltooid voordat oplossingen worden geïmplementeerd. Dit is de crux van de analysefase!

1. Bestudeer het proces nauwkeurig
2. Grafische weergave van de gegevens
3. Zoek naar wat het probleem zou kunnen veroorzaken
4. Controleer de oorzaak(en) van het probleem
5. Werk uw projectcharter bij

Fase 4: Verbeteren – Implementeer en verifieer de oplossing. Hoe zal het team de onderliggende oorzaken van het probleem verminderen? Zodra de projectteams de onderliggende oorzaken hebben vastgesteld, is het tijd om oplossingen te ontwikkelen. In de verbeterfase brainstormt het team over oplossingen, voert het pilots wijzigingen door, implementeert het oplossingen en verzamelt het ten slotte gegevens om te bevestigen dat er meetbare verbetering is. Een gestructureerde verbeterinspanning kan leiden tot innovatieve en elegante oplossingen die de nulmeting en uiteindelijk de klantervaring verbeteren.

1. Brainstorm over oplossingen die het probleem kunnen oplossen
2. Selecteer de praktische oplossingen
3. Ontwikkel kaarten van processen op basis van verschillende oplossingen
4. Selecteer de beste oplossing(en)
5. Implementeer de oplossing(en)
6. Maatregel om verbetering te garanderen

Fase 5: Controle – Onderhoud de oplossing. Hoe houd je de verbetering vast? Nu het procesprobleem is opgelost en er verbeteringen zijn aangebracht, moet het team ervoor zorgen dat het proces de winst behoudt. In de controlefase richt het team zich op het maken van een monitoringplan om het succes van het bijgewerkte proces te blijven meten en een responsplan te ontwikkelen voor het geval er een dip in de prestaties is. Eenmaal op hun plaats, draagt het team deze plannen over aan de proceseigenaar voor doorlopend onderhoud.

1. Zorg ervoor dat het proces goed wordt beheerd en bewaakt
2. Documenteer het verbeterde proces
3. Verbeteringen toepassen op andere gebieden
4. Deel en vier uw succes
5. Verbeter het proces continu met behulp van Lean-principes